Polityka Prywatności wypożyczalni samochodów

Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska S.C.

Obecny Regulamin wchodzi w życie z dniem 25 maja 2018r.

Dokument Polityka Prywatności jest wyrazem dbałości o prawa klientów odwiedzających stronę internetową naszej firmy oraz korzystających z usług oferowanych za jej pośrednictwem.

Jest ona również spełnieniem obowiązku informacyjnego wnikającego z:

Art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L119 z 4.05.2016, str. 1) zwane dalej jako RODO.

Co to jest RODO  (najważniejsze pojęcia)

RODO jest to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem Danych Osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;

Dane Osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię  i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających tożsamość osoby fizycznej;

Administrator Danych to osoba fizyczna lub prawna, która określa cele oraz sposób przetwarzania Danych Osobowych;

Dostawca – firma zewnętrzna świadcząca usługi lub dostarczająca produktu na rzecz Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska S.C;

Partner Handlowy – firma zewnętrzna, z którą Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska S.C. pozostaje w relacji biznesowej bezpośrednio lub pośrednio;

Przetwarzanie danych osobowych

Administratorem danych osobowych Klientów wypożyczalni samochodów jest:  Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska S.C. z siedzibą w Siedlcach ul. Starowiejska 29.

Ochrona danych odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a ich przechowywanie ma miejsce na zabezpieczonych serwerach.

Podstawa, cel i zakres przetwarzania

Administrator danych osobowych oświadcza, że przetwarza dane osobowe użytkowników zgodnie z art. 6 ust.1 lit. b – to znaczy, że przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy; lub (art. 6 ust.1 lit. a) na podstawie zgody właściciela danych w przypadku wykorzystania marketingowego.

            Dane osobowe Klientów  wypożyczalni Yourcar24.pl mogą być przetwarzane w celu:

1. Świadczenia usługi rezerwacji, wynajmu pojazdu; dane klientów pozyskiwane na podstawie zgód klientów od:

- Klientów indywidualnych;

- Partnerów Handlowych;

2. Obsługi rezerwacji samochodów pomiędzy dwoma lub więcej podmiotami gospodarczymi (B2B) – dane pracowników Partnerów Handlowych pozyskiwane od Partnerów Handlowych na podstawie umów handlowych;

3. Obsługi wynajmu samochodów pomiędzy dwoma lub więcej podmiotami gospodarczymi (B2B) – dane pracowników Partnerów Handlowych pozyskiwane na podstawie umów wynajmu z pracownikami Partnerów Handlowych;

4. Rozliczeń księgowych i podatkowych wypożyczalni Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C. (dane klientów i pracowników Partnerów Handlowych pozyskiwane na podstawie umów wynajmu);

5. Dochodzenia roszczeń związanych z zawartą przez, Klientów, Partnerów Handlowych umową (dane klientów i pracowników Partnerów Handlowych pozyskiwane na podstawie umów wynajmu);

6. Obsługi informacji i zapytań klientów  (dane klientów i pracowników Partnerów Handlowych pozyskiwane na podstawie umów wynajmu);

7. Posiadania dowodów na wypadek zdarzeń niepożądanych (monitoring) – dane klientów, potencjalnych klientów i pracowników Partnerów Handlowych i Dostawców pozyskiwane na podstawie art. 6 punkt 1f Rozporządzenia RODO;

8. Obsługi reklamacji – dane klientów i pracowników Partnerów Handlowych pozyskiwane na podstawie zgody wyrażonej w procesie reklamacji;

9. Obsługi kontaktów z Dostawcami – dane pracowników firm świadczących usługi dla Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C. pozyskiwane na podstawie umów z Dostawcami;

10. Obsługi Partnerów Handlowych - dane pracowników Partnerów Handlowych Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C. pozyskiwane od Partnerów Handlowych;

11. Pozyskiwania nowych Klientów i Partnerów Handlowych

12. Promocji i marketingu wypożyczalni Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C. – dane klientów i pracowników Partnerów Handlowych, uzyskiwane na podstawie wyrażonych zgód;

Administrator danych przetwarza dane osobowe w celu wypełnienia umowy lub celu wskazanym w zgodzie. Administrator danych przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym dla tych celów i przez okres niezbędny do realizacji umowy, lub do momentu cofnięcia zgody przez użytkownika serwisu.

            W Serwisie Administratora są gromadzone następujące dane osobowe klientów, Partnerów Handlowych i Dostawców:

1. Imię Nazwisko
2. Data urodzenia
3. Pesel
4. Miejsce zameldowania :  Ulica, Kod, Miasto
5. Numer  Dowodu/Paszportu
6. Nr  Prawa Jazdy  oraz jego ważność
7. Telefon
8. E-mail
9. Nazwa firmy
10. Adres firmy : Ulica, Kod, Miasto
11. NIP

Okres przetwarzania Danych Osobowych

1. Obsługa rejestracji – okres przechowywania danych mija po wycofaniu zgody;
2. Obsługa rezerwacji samochodów – okres przechowywania mija po czasie trwania stosunku handlowego (natomiast informacje niezbędne do wypełnienia przepisów prawa mogą podlegać polityce archiwizowania pośredniego na czas nieprzekraczający okresu koniecznego celom dla jakich są one przechowywane, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawnymi);
3. Rozliczenia księgowe i podatkowe – okres przechowywania mija po 5 latach od zakończenia stosunku handlowego;
4. Obsługa roszczeń – okres przechowywania mija:

- po 3 latach od wymaganego określonego roszczenia;

- po 10 latach od wydania prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie;

- do końca okresu przedstawienia opłat, o których mowa art. 13f ust. 1 i art. 40 ust. 3, oraz kar pieniężnych, o których mowa w art. 13k ust. 1 i 2, art. 29a ust. 1 i 2 oraz w art. 40 ust. 12,  Ustawy o drogach publicznych  z dnia 21 marca 1985 roku, zgodnie z art. 40 d ust.3  tejże ustawy;

5. Obsługa informacji i zapytań klientów – okres przechowywania mija po zakończeniu procesu obsługi zapytania i informacji klienta;

6. Posiadanie dowodów na wypadek zdarzeń niepożądanych (monitoring) – okres przechowywania mija po 2 tygodniach od nagrania;

7. Obsługa reklamacji – okres przechowywania mija po zakończeniu procesu reklamacji;

8. Obsługa kontaktów z Partnerami Handlowymi – okres przechowywania mija z chwilą wygaśnięcia umowy z Partnerem Handlowym lub po uzyskaniu informacji od Partnera Handlowego, że dany pracownik nie jest już pracownikiem partnera handlowego;

9. Pozyskiwanie nowych Partnerów Handlowych – po zakończeniu procesu pozyskiwania nowych Partnerów Handlowych;

10. Działania promocyjne i marketingowe po wycofaniu zgody.

   Odbiorcy Danych Osobowych

            Odbiorcami Danych Osobowych są:

1. Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C. z siedzibą w Siedlcach
2. Podmioty uczestniczące w procesach niezbędnych do wykonania zawartych umów w tym:

- Dostawcy usług IT;

- Banki;

- Urząd Skarbowy;

- Ubezpieczyciele;

- Organy ścigania (Policja, Straż Miejska);

- Właściciele parkingów prywatnych;

- Dostawcy usług prawniczych;

            Pozyskane Dane Osobowe są również ujawniane, jeśli to konieczne, następującym podmiotom:

- Realizującym usługi telekomunikacyjne;

- Realizującym usługi windykacyjne oraz podmiotom nabywającym wierzytelności – w razie nieopłacenia rachunków lub faktur w terminie;

- Realizującym usługi kurierskie lub pocztowe;

- Realizującym usługi przewozowe;

- Drukującym korespondencję oraz obsługującym korespondencję od klientów;

- Archiwizującym dokumenty;

- Zajmującym się badaniami opinii klientów;

- Świadczącym na rzecz Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, finansowe, rachunkowe, pomoc prawną;

- Wspierające Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C w jego procesach biznesowych, w tym podmioty przetwarzające Dane Osobowe na rzecz Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C (tzw. procesorzy) uczestniczące w wykonywaniu naszych czynności w tym: agenci, agencje reklamowe, sponsorzy i inne podmiotu uczestniczące w sprzedaży naszych usług lub organizacji akcji marketingowych;

- prowadzącym usługi bankowe, w celu dokonania zwrotów na rzecz klienta lub w celu zapewnienia usługi polecenia zapłaty;

- zajmujące się badaniami opinii klientów;

- zajmujące się marketingiem;

- Organom ścigania w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa w związku z realizacją zawartej z Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska S.C umowy.

            Dane osobowe Klientów oraz Partnerów Handlowych nie są udostępniane stronom trzecim, za wyjątkiem sytuacji gdy udostępnienie takie wynika z obowiązujących przepisów prawa obligujących Administratora danych osobowych do przekazania ich uprawnionym podmiotom.

Uprawnienia użytkowników – prawo dostępu do danych

            Zgodnie z art.15-22 RODO każdemu użytkownikowi przysługują następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych (art.15 RODO); tj. prawo do uzyskania potwierdzenia za pośrednictwem Administratora DO czy i w jakim zakresie są przetwarzane Dane Osobowe;
2. Prawo do sprostowania danych (art.16 RODO); jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że przetwarzane dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
3. Prawo do usunięcia danych („prawo do  bycia zapomnianym”) (art.17 RODO). Osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności:

- dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,

- osoba, której dane dotyczą cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie,

- osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art.21 ust.1 wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania;

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art.18 RODO)

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:

- kiedy dane są nieprawidłowe – na czas do ich poprawy;

- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust.1 wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;

- przetwarzanie jest nie zgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;

5. Prawo do przenoszenia danych (art.19 RODO);

6. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora lub wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego;

7. Prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w przypadku uznania, że przetwarzane Dane Osobowe przez Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C. naruszają przepisy RODO;

8. Prawo do uzyskania interwencji ze strony Administratora DO, wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania decyzji opartej na zautoryzowanym przetwarzaniu danych.

Podanie przez Klientów i Partnerów Handlowych danych osobowych jest dobrowolne, jednakże konieczne dla zawarcia i realizacji umowy.

  Zabezpieczenia Danych Osobowych

1.Przetwarzane Dane Osobowe są zabezpieczone przez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych mające na celu monitorowanie dostępu do Danych Osobowych oraz zastosowanie zabezpieczeń danych, tak aby uniemożliwić dostęp do danych przez osoby niepowołane;

2.Zastosowane środki organizacyjne obejmują stosowanie przyjęte przez Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C zasady ochrony Danych Osobowych oraz minimalizację przetwarzania Danych Osobowych, pseudonimizacji danych tam, gdzie zachodzi taka potrzeba, wszyscy pracownicy i współpracownicy oraz Partnerzy Biznesowi są zobowiązani do przestrzegania zasad ochrony Danych Osobowych;

3.Zastosowane środki techniczne do ochrony przetwarzanych Danych Osobowych pozwalają precyzyjnie określić kto ma dostęp do określonej kategorii danych, komu i na jaki okres zostały udostępnione Dane Osobowe. Wykorzystane przez Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C aplikacje i rozwiązania informatyczne firm trzecich spełniają wymogi Rozporządzenia RODO w zakresie ochrony Danych Osobowych.

Wypożyczalnia Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska  S.C. zaopatrzona jest w środki bezpieczeństwa, mające na celu ochronę danych osobowych pozostających pod kontrolą Administratora przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i modyfikacją. Administrator posiada również stosowną dokumentację oraz wdrożył stosowne procedury związane z ochroną danych osobowych w firmie.

Kontakt - w przypadku pytań dotyczących przetwarzania Danych Osobowych

Dla ogólnych zapytań dotyczących przetwarzania Danych Osobowych, przez Yourcar24.pl Marcin Bujalski Jolanta Bujalska S.C, należy przesłać na adres mailowy: info@yourcar24.pl

Aby skorzystać ze swoich praw (prawo dostępu do Danych Osobowych, prawo do sprostowania danych, prawo do ograniczenia Danych Osobowych, prawo do usunięcia Danych Osobowych, prawo do przenoszenia Danych Osobowych) należy skierować swój wniosek na adres mailowy: info@yourcar24.pl